郑州代理记账需要提供哪些资料

郑州代理记账，你需要准备这些资料（一份超全清单！）

作为郑州财税圈摸爬滚打多年的老会计,我太理解各位老板和财务小伙伴的困扰了——找代理记账公司省心是省心，但到底要交哪些资料？交少了耽误事，交多了又麻烦，今天我就用最接地气的方式，把郑州代理记账需要准备的资料掰开了、揉碎了讲清楚，让你明明白白交接，顺顺利利做账！

核心原则记住：代理记账公司是你的“账房先生”，但巧妇难为无米之炊！ 他们需要你提供真实、完整、及时的“食材”（也就是各种单据和资料），才能给你“烹饪”出准确合规的账目和报表，下面这些“食材”一样都不能少：

证明“你是谁”的基础资料（公司的身份证）

1. 营业执照副本复印件： 这是你公司的“身份证”，必须提供！记得要最新的、盖有公司公章的复印件，如果近期做过变更（比如地址、经营范围、注册资本变了），一定要提供变更后的执照。
2. 法人代表身份证复印件： 正反面都要复印清楚，同样需要盖公章，很多银行和税务事项都需要法人身份信息。
3. 公司章程复印件： 这个文件规定了公司的“游戏规则”，比如股东是谁、怎么分钱、谁说了算等等，提供最新有效的章程，盖公章。
4. 公司银行开户许可证/基本存款账户信息表复印件： 证明你在哪个银行开的户，现在很多都是“基本存款账户信息表”了，盖公章。
5. 股东身份证复印件（如有自然人股东）： 如果股东是个人，提供他们的身份证复印件（盖公章），如果是公司股东，提供该公司的营业执照复印件（盖公章）。
6. 实际经营地址的租赁合同复印件（或房产证复印件）： 证明你公司确实在郑州某个地方办公，税务局有时会核查，地址异常很麻烦，复印件盖公章。
7. 相关资质证书复印件（如果公司业务需要）： 比如食品经营许可证、劳务派遣许可证、建筑资质等等，有就提供，盖公章。

记录“你干了啥”的业务票据（做账的核心！）

这是最最最重要的部分！账就是根据这些票据做出来的，想象一下，发票就是你的“生意凭证”。

• 收入类（你收钱的证明）：

  • 你开出去的发票（销项发票）： 无论是纸质的还是电子发票（PDF或OFD格式），统统都要！包括：
    • 增值税专用发票（专票）的 记账联。
    • 增值税普通发票（普票）的 记账联。
    • 电子发票（专票或普票）的 版式文件（PDF或OFD格式）和明细清单（如果有汇总开具的情况）。
  • 收款凭证： 银行收到客户钱的回单（网银截图或电子回单）、POS机刷卡小票（汇总单也行）、微信/支付宝收款明细截图（能清晰看到对方和金额）等等，光有发票不行，还得证明钱收到了！

• 成本费用类（你花钱的证明）：

  • 你收到的发票（进项发票）： 公司经营中花钱买东西或服务的凭证，同样包括：
    • 收到的增值税专用发票（专票）的 抵扣联（用于抵税）和 发票联。
    • 收到的增值税普通发票（普票）的 发票联。
    • 收到的电子发票（专票或普票）的 版式文件（PDF或OFD格式）。
  • 付款凭证： 银行付钱出去的回单（网银截图或电子回单）、现金支付的收据（对方开给你的，尽量正规）、微信/支付宝付款成功的截图等，证明这笔钱确实付出去了。
  • 具体哪些费用需要发票？ 太多了！
    • 办公费： 买笔、纸、墨盒、打印机的发票。
    • 交通差旅费： 打车票、火车票、飞机票（行程单）、住宿费发票、过路费发票（现在很多是电子的）。注意： 餐费发票一般不能抵扣增值税，但可以作为企业所得税的成本费用。
    • 房租水电物业费： 租办公室的房租发票、水电费发票、物业费发票。
    • 广告宣传费： 做广告、印名片、做网站的发票。
    • 业务招待费： 请客户吃饭的发票（有额度限制，不能全抵税）。
    • 咨询费/服务费： 请律师、会计师、中介机构服务的发票。
    • 采购原材料/商品： 进货的发票（这是成本大头！）。
    • 固定资产： 买电脑、打印机、办公桌椅、甚至汽车的发票（这些要单独记账，分期折旧）。
    • 快递费/运费： 寄快递、发货的运费发票。
    • 银行手续费： 银行扣的账户管理费、转账手续费的回单或发票（银行一般按季度开票）。
    • 工资： 这个下面单独说，但社保公积金缴费凭证也属于这类。
  • 特殊票据：
    • 工资表： 员工签字的工资发放明细表（非常重要！后面细讲）。
    • 完税凭证： 如果自己去税局交了印花税、房产税等，提供完税证明复印件。

重要提示（郑州常见坑）：

• 发票抬头必须是你公司全称！ “郑州市XXX有限公司”，一个字都不能错！写简称或者错字，财务没法用，税务局也不认。
• 要具体、真实！ 不能笼统写“办公用品”，最好附上购物小票或清单明细，税务局查账时，模糊的发票容易被质疑。
• 收据不能随便用！ 只有国家机关或特殊行业开的财政票据（比如行政事业性收费收据）才能入账，街边小店开的普通收据，财务一般不能用来做成本费用（小额零星支出有特殊规定，但最好也开票）。
• 电子发票要保存好源文件！ 打印出来的纸不行，税务局现在主要认电子源文件（PDF或OFD），找个固定的地方存好，定期打包发给代账公司。
• 区分“专票”和“普票”： 如果你是一般纳税人，供应商开给你的增值税专用发票（专票），上面的税额是可以抵扣你的销项税的，能少交税！务必提供抵扣联！小规模纳税人收到的专票不能抵扣，但也需要发票联做账，普票都不能抵扣（除了一些特殊农产品收购等情形）。

银行账户的“流水账”（钱的来龙去脉）

银行账户是公司资金的“大水池”，每一笔进出都要在账上体现清楚。

1. 银行对账单： 每个月银行出具的，记录你这个账户所有交易明细的清单，现在基本都是电子对账单了（网银下载的Excel或PDF格式），清晰完整就行。
2. 银行回单： 证明每一笔具体交易的凭证。
   • 收款回单： 客户给你打款，银行给你的入账证明。
   • 付款回单： 你付钱给供应商、付房租、发工资、交税等，银行给你的扣款证明。
   • 转账回单： 公司不同账户之间转钱的证明。
   • 手续费回单： 银行扣手续费的记录。
   • 利息单： 账户产生利息的记录。
   • 现在很多银行回单也是电子的了（网银下载），和电子对账单一起打包提供最方便。 务必确保每一笔在对账单上的交易，都能找到对应的回单！否则就是“糊涂账”。

跟税务局打交道的“钥匙”（税务相关）

1. 税务UK（金税盘/税控盘）及密码： 这是开票和报税的核心工具！如果代账公司负责开票和抄报税，你需要提供UK设备或者告知其存放位置，并提供开票软件的管理员密码，如果代账公司不负责开票，你也需要把每个月开票的数据（开票汇总表和明细）及时提供给他们做账。
2. 电子税务局登录账号和密码： 现在几乎所有报税都在电子税务局完成，你需要把公司的电子税务局登录账号（通常是税号或手机号）和密码安全地告知代账公司。强烈建议： 首次合作后修改一个强密码，并定期更换，确保安全！也可以考虑在电子税务局设置“办税员”权限给代账会计。
3. 纳税申报密码（个别税种可能需要）： 有些特定税种申报时可能需要额外的密码（虽然现在很多都整合到电子税务局了），如有，需提供。
4. 发票领购本/电子票源信息： 记录你领了多少发票，现在很多地方是电子化，但信息要同步给代账公司。
5. 税收优惠/减免备案资料（如有）： 比如你是高新技术企业、小微企业享受优惠、或者有免税项目（比如农产品），需要把相关的认定证书或备案文件复印件提供给代账公司，他们才知道怎么给你正确申报享受优惠。

发工资”和“交社保”（员工相关）

1. 员工工资表： 这是重中之重！必须要有！而且要员工签字确认！工资表应清晰列明：
   • 员工姓名、身份证号
   • 应发工资（基本工资、绩效、奖金、加班费等）
   • 各项扣款（社保个人部分、公积金个人部分、个税、其他扣款如水电费）
   • 实发工资金额
   • 员工本人签名栏
   • （郑州提醒） 郑州社保和公积金基数每年会调整，要确保工资表上的社保公积金扣款金额计算正确。
2. 新员工入职资料（首次参保或增员时）：
   • 身份证复印件
   • 1寸或小2寸白底电子照片（社保卡用）
   • 签字的劳动合同（首次参保通常需要备案）
3. 离职员工资料（停保减员时）： 离职证明或解除劳动合同证明。
4. 社保、公积金缴费凭证： 社保局和公积金中心每月扣款后生成的缴费明细单/电子回单，代账公司需要这个来核对和做账。

可能需要的额外资料（视情况而定）

1. 上一年度的账本、报表、凭证复印件（如果是老公司更换代账）： 方便新代账公司衔接，了解历史情况。
2. 公司重要合同复印件（如大额采购/销售合同、借款合同）： 涉及大额交易或特殊业务时，提供合同有助于代账公司更准确地理解业务实质和做账。
3. 公司内部重要的审批单据（如费用报销单、付款申请单）： 这些单据能证明费用的真实性和审批流程，是发票背后的重要支持，最好一并提供。
4. 郑州本地特殊要求（随时关注）： 比如某些时期税务局要求提供的特定行业自查表、资料备案等（像郑州金水区、郑东新区税局有时会有一些特定通知），代账公司会及时告知你。

给郑州老板们的贴心建议

1. 养成日常收集整理票据的习惯！ 别等到月底堆成山，弄几个文件夹（或信封），分类放：收入发票、成本发票、费用发票、银行单据，每周或每两天整理一次，电子发票及时下载保存到指定文件夹（比如按月份建好），推荐使用一些票据管理APP（比如微信的“发票助手”或专业扫描工具）扫描保存电子档，既方便又不怕丢。
2. 交接要规范！ 无论是自己送过去还是快递，建议打印一份交接清单，列明本次交接的资料名称、份数、期间（比如X月X日-X月X日发票），双方签字确认，避免扯皮，电子资料打包压缩，邮件发送并确认对方收到。
3. 沟通要及时！ 代账公司可能会就某些票据的合理性、缺失情况联系你，看到他们的消息或电话，尽快回复！别拖着，报税是有严格截止日期的（郑州一般小规模纳税人季报，一般纳税人月报+季报），耽误了会产生罚款和滞纳金！
4. 别心疼那点开票的钱！ 该要发票的时候一定要开口要！没有合规发票，很多费用税务局不认，等于你多交企业所得税！路边小店买文具，也要养成要发票的习惯（现在很多小店也能开电子普票了）。
5. 理解“代理记账”的价值： 他们帮你省下的时间、规避的税务风险、合理筹划省下的税款，绝对远超你支付的服务费，把专业的事交给专业的人，你自己才能更专注于业务发展。
6. 选择靠谱的郑州本地代账公司： 他们更熟悉郑州各区域（金水、中原、二七、管城、惠济、高新、经开、郑东新区等）税务局的执行口径和潜在要求，沟通起来也更方便，上门考察下公司规模，别只图便宜。

写在最后

准备好这些资料,你的代账之路就成功了一大半！代理记账公司是你的财税伙伴，资料越清晰、完整、及时，他们为你提供的服务就越精准、高效、有价值，帮你把账做得明明白白，税报得踏踏实实，让你在郑州创业经营更省心、更安心！

把这些资料要求收藏好,或者打印出来贴在办公室显眼处，提醒自己和同事，养成好习惯，财税无忧愁！郑州的老板们，加油干！

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